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銀川能源學(xué)院采購實(shí)施細(xì)則

 

第一章 總 則

第一條　為加強(qiáng)學(xué)校采購管理，規(guī)范和完善采購運(yùn)行機(jī)制，提高采購工作效率和資金使用效益，降低采購成本，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

第二條　本細(xì)則適用于學(xué)校內(nèi)各職能部門和各二級院校（以下簡稱“需求單位”）。

第三條　采購工作應(yīng)當(dāng)遵循“陽光透明、質(zhì)優(yōu)價廉、快捷高效”的原則。

第四條　本細(xì)則所指的采購范圍包含但不限于下列物資（以下統(tǒng)稱“商品”）：

（一）物資類：教材、建筑材料、五金水電材料、教學(xué)實(shí)訓(xùn)設(shè)備（醫(yī)療設(shè)備、電子計算機(jī)及外圍設(shè)備、安全保衛(wèi)設(shè)備、通訊設(shè)備、電器設(shè)備）、辦公設(shè)備、大型工程設(shè)備、辦公家具及用品、電子設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)用品、廣告宣傳用品、交通運(yùn)輸設(shè)備及相關(guān)附屬產(chǎn)品、園林綠化等；

（二）工程類：校區(qū)房屋的建造和裝修（包括工程勘查、設(shè)計、施工、監(jiān)理、評估、審價、保溫、防水、消防、強(qiáng)電、供水、供氣、光彩、路面、幕墻、美陳及項(xiàng)目管理等）；

（三）服務(wù)類：網(wǎng)絡(luò)工程及軟件開發(fā)、物業(yè)管理、設(shè)備維修、設(shè)備和軟件系統(tǒng)維護(hù)、業(yè)務(wù)外包、審計、稅務(wù)、咨詢、資產(chǎn)評估、資產(chǎn)托管、培訓(xùn)、保險、廣告、媒體策劃、會務(wù)服務(wù)、醫(yī)療體檢及理賠查勘代理服務(wù)等各類服務(wù)項(xiàng)目。

第五條 需求單位與資產(chǎn)與后勤管理處共同詢價，共同提供供應(yīng)商資源。

 

  第二章 采購專員管理及工作職責(zé)

第六條　資產(chǎn)與后勤管理處對各行政部門及二級學(xué)院進(jìn)行采購業(yè)務(wù)管理。

第七條　采購專員在資產(chǎn)與后勤管理處所需的辦公設(shè)備及耗材由能源學(xué)院提供。

第八條　采購專員工作職責(zé)：

（一）督辦行政部門及二級學(xué)院制定采購計劃；

（二）收集采購計劃需求，提交申購流程；

（三）負(fù)責(zé)采購管理和行政部門及二級學(xué)院的溝通協(xié)調(diào)；

（四）發(fā)布采購信息，甄選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；

（五）組織參與商品采購招標(biāo)工作；

（六）負(fù)責(zé)商品詢價、比價、議價；

（七）提交價格審核流程；

（八）提交合同審批流程及簽訂與執(zhí)行；

    （九）采購合同管理、分類、存檔；

    （十）負(fù)責(zé)提交預(yù)付款、以及督促經(jīng)辦人完成報銷和驗(yàn)收等流程及進(jìn)度跟進(jìn)，以及監(jiān)督商品的驗(yàn)收入庫；

 （十一）商品的售前、售中及售后跟蹤協(xié)助；

 （十二）了解市場行情，并與供應(yīng)商談判。

 

   第三章 采購計劃及管理要求

第九條 采購計劃是指：行政部門及二級學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人，在掌握學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、了解工作進(jìn)度和商品消耗的基礎(chǔ)上，對工作計劃期內(nèi)商品采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署。

第十條 采購計劃按照商品需求時間分為：臨時采購計劃、月度采購計劃和年度采購計劃；

（一）臨時采購計劃是指：為了完成緊急工作任務(wù)，滿足工作要求，把采購計劃的需求時間提前或臨時增加的商品采購計劃；

（二）月度采購計劃是指：根據(jù)當(dāng)月的商品需求和常規(guī)耗材庫存，以及下一月工作計劃，制定下一月的商品需求；

（三）年度采購計劃是指：根據(jù)集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃，以及下一年度財務(wù)預(yù)算要求，本著從緊從嚴(yán)的原則，制定下一年全年的商品需求。

第十一條 所有采購計劃必須按照采購計劃表的格式分門別類的填寫，包括但不限于商品名稱、類別、品牌、規(guī)格型號、顏色、材質(zhì)、需求數(shù)量、預(yù)估單價、技術(shù)要求、到貨或進(jìn)場時間等。

第十二條 采購計劃管理要求：

（一）行政部門及二級學(xué)院務(wù)必以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、節(jié)約的態(tài)度制定采購計劃；

（二）采購專員需協(xié)助相關(guān)行政部門及二級學(xué)院制定采購計劃，并提出采購工作中建議；

（三）采購專員負(fù)責(zé)督促各行政部門及二級學(xué)院及時規(guī)范的提交采購計劃表，并負(fù)責(zé)提交和跟進(jìn)相關(guān)申購流程；

（四）相關(guān)金額商品的到貨或進(jìn)場時間：單次或批次商品采購金額在5萬（不含）以內(nèi)，到貨或進(jìn)場時間必須在10天（含）以內(nèi)；金額在5萬（含）到50萬（不含）之間的商品，到貨或進(jìn)場時間必須在20天（含）以內(nèi)；金額在50萬（含）到100萬（不含）的商品，到貨或進(jìn)場時間必須在30天（含）以內(nèi)；金額大于100萬（含）的商品，到貨或進(jìn)場時間必須在45天（含）以內(nèi)；

（五）教材、圖書和實(shí)訓(xùn)類的采購，還需經(jīng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心審核通過，并在開學(xué)后兩個月內(nèi)提下一學(xué)年的年度采購計劃；

（六）采購變更：因工作安排或受客觀條件影響，導(dǎo)致已審核通過的申購流程中的相關(guān)信息需要變更；如：數(shù)量、品牌、型號、顏色、材質(zhì)、技術(shù)參數(shù)、到貨或進(jìn)場時間等需要變更；行政部門及二級學(xué)院向資產(chǎn)與后勤管理處提交采購變更申請，該申請由行政部門及二級學(xué)院負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，資產(chǎn)與后勤管理處回復(fù)的時間如下：

1、采購合同簽訂之前的采購變更，資產(chǎn)與后勤管理處在二個工作日之內(nèi)回復(fù)采購變更反饋表意見；

2、采購合同簽訂之后的采購變更，資產(chǎn)與后勤管理處在三個工作日之內(nèi)回復(fù)采購變更反饋表意見；但由此產(chǎn)生的損失將追究變更單位或部門相應(yīng)責(zé)任，并縱向追究相關(guān)單位負(fù)責(zé)人。

 

第四章 采購分類及流程

第十三條 采購分為：統(tǒng)一采購、經(jīng)辦部門采購；

（一）統(tǒng)一采購：指采購計劃中的商品由資產(chǎn)與后勤管理處審定的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商供貨的商品采購；

（二）經(jīng)辦部門采購：指采購計劃中的商品由資產(chǎn)與后勤管理處審定的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商不能供貨的部分商品采購；

第十四條 采購方式分為：比價和招標(biāo)兩種；

• 采購金額大于80萬（含）的商品采取招標(biāo)方式進(jìn)行采購，具體按照學(xué)?！墩袠?biāo)管理辦法》執(zhí)行；
• 采購金額小于80萬（不含）的商品采取比價方式進(jìn)行采購；
• 比價時，資產(chǎn)與后勤管理處和需求單位對外發(fā)布需求信息，并根據(jù)供應(yīng)商的初步報價甄選出備選供應(yīng)商（需求單位可以推薦供應(yīng)商，備選供應(yīng)商必須三家以上），供應(yīng)商需提供樣品（特殊商品除外）；
• 采購專員根據(jù)報價與供應(yīng)商進(jìn)行初步談判；
• 采購金額小于5萬元（不含）的采購談判，采購專

員為終審談判；采購金額大于5萬元（含）且小于15萬元（不含）的采購談判，資產(chǎn)與后勤管理處為終審談判；采購金額大于15萬元（含）且小于80萬元（不含）的采購談判，資產(chǎn)與后勤管理處負(fù)責(zé)人為終審談判。

第十五條 需求單位根據(jù)第三章規(guī)定，向資產(chǎn)與后勤管理處提交采購計劃表，資產(chǎn)與后勤管理處根據(jù)采購計劃表篩選出統(tǒng)一采購、經(jīng)辦部門采購。

第十六條 統(tǒng)一采購流程

• 需求單位按照第三章規(guī)定，向采購專員遞交采購計劃表；
• 采購專員把采購申請表上傳至在各版塊微信申購群（不涉及審價）進(jìn)行采購立項(xiàng)；
• 立項(xiàng)完成后由采購專員將采購申請表及立項(xiàng)材料上傳至采購實(shí)施處理微信群由資產(chǎn)與后勤管理處根據(jù)第十四條把采購進(jìn)行分類，并報相關(guān)采購經(jīng)理；
• 批示統(tǒng)一采購流程后，采購專員將采購申請表及立項(xiàng)材料發(fā)送至指定的采購專員；
• 資產(chǎn)與后勤管理處收到訂單三個工作日內(nèi)確定供應(yīng)商，并將相關(guān)的資料移交給采購內(nèi)勤；
• 采購內(nèi)勤負(fù)責(zé)集團(tuán)采購公司與采購專員提供的商家簽訂合同并安排發(fā)貨；
• 采購專員與采購內(nèi)勤確認(rèn)并協(xié)助合同主體單位與商家簽訂合同；采購專員負(fù)責(zé)提交后續(xù)相應(yīng)流程；如：預(yù)付款流程、報銷（經(jīng)辦部門辦理）流程和驗(yàn)收（經(jīng)辦部門辦理）流程等；
• 在商品送達(dá)或工程完成后，資產(chǎn)與后勤管理處通知需求行政部門及二級學(xué)院在規(guī)定時間內(nèi)辦理驗(yàn)收入庫等相關(guān)手續(xù)；
• 各行政部門及二級學(xué)院以《簽收單》、《驗(yàn)收單》和《出入庫單》等資料作為報銷憑證辦理相關(guān)報銷資料簽字；
• 資產(chǎn)與后勤管理處采購專員對商品使用情況要加強(qiáng)跟蹤，并協(xié)助需求行政部門及二級學(xué)院與供應(yīng)商銜接售前、售中以及售后服務(wù)等相關(guān)事宜。

第十七條 經(jīng)辦部門采購流程：

• 需求單位按照第三章規(guī)定，向采購專員遞交采購計劃表；
• 經(jīng)辦部門把經(jīng)費(fèi)支出審批表簽完校領(lǐng)導(dǎo)字后交到資產(chǎn)與后勤管理處進(jìn)行審核；
• 審核完成后由資產(chǎn)與后勤管理處確定商家以及價格，通知經(jīng)辦部門聯(lián)系商家溝通細(xì)節(jié)后實(shí)施項(xiàng)目，項(xiàng)目完成后經(jīng)辦部門及時辦理報銷；
• 批示經(jīng)辦部門采購流程后，經(jīng)辦人按照實(shí)際價格進(jìn)行確定是否簽訂合同，采購金額2萬元以上必須簽訂合同，2萬元以下不簽訂合同，按照合同約定送貨安裝完成后辦理結(jié)算；
• 在商品送達(dá)或工程完成后，經(jīng)辦部門及時辦理驗(yàn)收入庫等相關(guān)手續(xù)；
• 經(jīng)辦部門對商品使用情況要加強(qiáng)跟蹤，與供應(yīng)商銜接處理售前、售中以及售后服務(wù)等相關(guān)事宜。

 

第五章 處罰條例

第十八條 經(jīng)辦人辦理報銷時，資產(chǎn)與后勤管理處核查報銷資料以及對應(yīng)審批意見，若報銷與審批意見不符，不予以報銷并對經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人處以50元/次的處罰。

第十九條 如連續(xù)三個月有采購任務(wù)，而不提交采購計劃表或不按時提交的，給予各行政部門及二級學(xué)院負(fù)責(zé)人罰款100元-500元/次。

第二十條 采購商品到貨或工程竣工后，資產(chǎn)與后勤管理處書面通知各行政部門及二級學(xué)院負(fù)責(zé)人組織商品或工程驗(yàn)收；若在資產(chǎn)與后勤管理處通知時間內(nèi)沒有及時驗(yàn)收，對相關(guān)負(fù)責(zé)人罰款50元-100元/次。

    第二十一條 經(jīng)辦部門采購商品，在貨到或工程竣工10個工作日內(nèi)辦理驗(yàn)收入庫的相關(guān)手續(xù)；若不按時辦理，對相關(guān)行政部門及二級學(xué)院負(fù)責(zé)人罰款30元-50元/次。

第二十三條 所有申購物資、工程裝修立項(xiàng)的必須提前15天向資產(chǎn)與后勤管理處申請，凡是因時間問題影響工作的由經(jīng)辦人自行承擔(dān)責(zé)任。

第二十四條 所有物資、工程裝修實(shí)施必須在資產(chǎn)與后勤管理處得到審核意見后開始執(zhí)行。

第二十五條 嚴(yán)禁未通過理事長及未通過資產(chǎn)與后勤管理處審價就自行采購。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處罰200元／次，且采購價格高于價審價格由經(jīng)辦人自行承擔(dān)。

第二十八條 嚴(yán)禁不按資產(chǎn)與后勤管理處意見實(shí)施采購，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處罰100元／次。